Cum completez chestionarul de autoevaluare SCIM pe scara cu 4 trepte

Text orientativ, pe baza OSGG nr. 600/2018 și a Instrucțiunilor din Codul controlului intern managerial (Monitorul Oficial). Nu înlocuiește Manualul / modelele SGG, nici consultanța juridică. Verificați mereu forma actualizată a actului și instrucțiunile SGG pentru anul de raportare. Pentru situația instituției dumneavoastră, consultați Comisia de monitorizare / un specialist.

Autoevaluarea anuală a sistemului de control intern managerial (SCIM) este baza Raportului pe care conducătorul entității publice îl întocmește la 31 decembrie, conform OSGG nr. 600/2018 și Ordonanței Guvernului nr. 119/1999. În practică, fiecare compartiment completează Chestionarul din Anexa 4.1; rezultatele se centralizează, iar gradul de conformitate al sistemului se apreciază pe o scară cu patru trepte: conform, parțial conform, parțial conform limitat și neconform. Mai jos găsiți pașii și regulile din Instrucțiunile oficiale — pe scurt, pe limba celor care completează formularul.

Curs control intern managerial · Consultanță · Contact · Întrebări frecvente

Ce este autoevaluarea SCIM și cine o face

Autoevaluarea este operațiunea prin care entitatea verifică, cel puțin o dată pe an, stadiul de implementare a celor 16 standarde de control intern managerial. Conform Instrucțiunilor privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra SCIM (parte din Codul aprobat prin OSGG nr. 600/2018), conducătorul entității dispune ca fiecare compartiment să completeze Chestionarul de autoevaluare (Anexa 4.1). Conducătorul de compartiment își asumă realitatea datelor pe principiul responsabilității manageriale.

Comisia de monitorizare dezbate începerea operațiunii; secretariatul tehnic centralizează chestionarele în Situația sintetică (Anexa 4.2) și pregătește elementele pentru raport și pentru situațiile centralizatoare. Unde există audit public intern, Instrucțiunile recomandă ca pregătirea autoevaluării să poată beneficia de capacitatea de consiliere a acestui compartiment (în cadrul normelor generale de audit intern aplicabile).

Surse: OSGG nr. 600/2018 — Portal Legislativ · Legislație CIM — SGG

Pașii oficiali ai operațiunii

  1. Ședința Comisiei de monitorizare — se decide organizarea și calendarul autoevaluării.
  2. Completarea Chestionarului (Anexa 4.1) — fiecare compartiment din organigramă; semnătură / asumare de către conducătorul de compartiment.
  3. Situația sintetică (Anexa 4.2) — secretariatul tehnic centralizează rezultatele din chestionare.
  4. Situația centralizatoare (cap. II din Anexa 3 la Cod) — pe baza centralizării, pentru stadiul implementării la nivelul entității.
  5. Aprecierea gradului de conformitate pe scara cu 4 trepte — după numărul de standarde implementate (vezi secțiunea următoare).
  6. Raportul asupra SCIM la 31 decembrie — elaborat de conducătorul entității, analizat în Comisie, aprobat și transmis ierarhic.

Păstrați documentația relevantă privind organizarea SCIM și operațiunea de autoevaluare cel puțin 5 ani (cerință din Instrucțiuni).

Cum completez Chestionarul (Anexa 4.1): Da / Nu / NA și I / PI / NI

Chestionarul e structurat pe cele 16 standarde, grupate pe cele cinci componente ale controlului intern managerial (mediu de control; performanțe și managementul riscului; activități de control; informare și comunicare; evaluare și audit). Pentru fiecare standard apar criterii generale de evaluare. Criteriile individuale nu sunt listate exhaustiv aici — folosiți modelul din act.

Coloane tipice (parafrază, nu tabel oficial copiat):

  • criteriul de evaluare;
  • răspuns Da sau Nu (sau NA — neaplicabil, unde e permis);
  • explicații asociate răspunsului;
  • aprecierea la nivelul compartimentului: I (implementat), PI (parțial implementat) sau NI (neimplementat).

Regula oficială pentru un standard aplicabil la compartiment (nota din Anexa 4.1):

  • Implementat (I) — la fiecare criteriu general aferent standardului răspunsul este „Da”;
  • Parțial implementat (PI) — la cel puțin unul dintre criterii răspunsul este „Nu”;
  • Neimplementat (NI) — la fiecare criteriu răspunsul este „Nu”.

Explicații și probe: Fiecare răspuns se motivează în coloana de explicații și se probează cu documente justificative corespunzătoare. Nu bifați „Da” fără tip de document care să susțină afirmația (procedură aprobată, registru, informare, plan de formare, minute etc. — tipul probei depinde de standard).

Neaplicabil (NA): Doar unde Instrucțiunile / nota Anexei 4.1 o permit. La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile, în condițiile din act, în special standardele legate de raportarea contabilă și financiară (14) și de auditul intern (16), cu condiția ca la nivelul entității toate standardele să rămână acoperite. Motivați NA în explicații.

Criterii suplimentare: Comisia de monitorizare poate adăuga criterii specifice proprii pe lângă cele generale din model — dacă le introduceți, aplicați aceleași reguli de răspuns și de I/PI/NI.

Notă: Anexa 4.1 prevede un regim simplificat pentru anumite subordonate ale entităților publice locale și primăriile de comune (aplicarea doar a primei cerințe din chestionar pe standard). Verificați în act dacă instituția dumneavoastră intră în această categorie — pe pagină nu generalizăm lista entităților.

La finalul chestionarului: completați concluziile privind stadiul de implementare și măsurile de adoptat — acestea alimentează Programul de dezvoltare SCIM pe anul următor.

Pentru completare asistată / raport anual: curs control intern managerial.

Scara pe 4 trepte: conform / parțial conform / parțial conform limitat / neconform

După centralizare, gradul de conformitate al sistemului propriu de control intern managerial cu standardele se apreciază în raport cu numărul de standarde implementate, astfel:

Treaptă Condiție (număr standarde implementate)
Conform Toate cele 16 standarde implementate
Parțial conform Între 13 și 15 standarde implementate
Parțial conform limitat Între 9 și 12 standarde implementate
Neconform Mai puțin de 9 standarde implementate

Atenție la două nivele (greșeală frecventă):

  1. La compartiment / standard lucrați cu I / PI / NI (Anexa 4.1).
  2. La entitate / sistem folosiți scara pe 4 trepte de mai sus (Instrucțiuni, pct. privind aprecierea gradului de conformitate).

Nu confundați „parțial implementat” (PI pe un standard) cu „parțial conform” (treapta de sistem). Un standard PI nu se numără ca „implementat” pentru pragurile de pe scară — contați doar standardele apreciate I la nivelul relevant după centralizare (urmați Situația sintetică 4.2 și metodologia din act).

Surse: Instrucțiuni privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra SCIM (pct. aprecierea gradului de conformitate).

Curs SCIM · Consultanță

De la autoevaluare la Raportul pe 31 decembrie și termene

Raportul asupra sistemului de control intern managerial la 31 decembrie este forma oficială de asumare a responsabilității manageriale de către conducătorul entității. Se bazează pe autoevaluare, pe rapoartele de audit intern și pe recomandările din auditul extern, după caz. Formatul minimal e dat de Anexa 4.3; raportul se analizează în Comisia de monitorizare și se aprobă de titularul competenței (sau al competenței delegate legal).

Transmitere:

  • către organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta;
  • pentru instituțiile în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat / asigurărilor sociale / fondurilor speciale: situațiile centralizatoare și Raportul se transmit la SGG – DCIMRI până la 20 februarie a anului următor, pentru anul precedent (art. 8–9 OSGG 600/2018).

Neîndeplinirea obligației de elaborare și prezentare a raportului anual poate atrage răspundere conform art. 4 alin. (3) și art. 27 din OG nr. 119/1999 (contravenție — verificați textul actualizat pe Portal Legislativ).

Vezi și clusterul SCIM din întrebări frecvente.

Greșeli de evitat

  • Răspuns „Da” fără explicație și fără document justificativ.
  • Marcare I când există cel puțin un „Nu” pe criteriile standardului (ar trebui PI).
  • Folosirea NA pe standarde unde actul nu permite, sau lăsarea neacoperită a unui standard la nivel de entitate.
  • Confundarea scării I/PI/NI cu scara pe 4 trepte a sistemului.
  • Copiere mecanică a chestionarului de anul trecut fără reevaluare (obiective, riscuri, proceduri, organigramă se schimbă).
  • Omisiunea măsurilor de îmbunătățire din finalul chestionarului / din Programul de dezvoltare.

Întrebări frecvente

Ce înseamnă „parțial conform limitat” în SCIM?

Sistemul este parțial conform limitat când sunt implementate între 9 și 12 din cele 16 standarde (Instrucțiuni OSGG 600/2018).

Când e un standard „implementat” (I) pe chestionar?

Când la toate criteriile generale ale standardului răspunsul este „Da”, cu explicații și probe.

Cine semnează Chestionarul Anexa 4.1?

Conducătorul compartimentului, pe principiul responsabilității manageriale.

Care e diferența între PI și „parțial conform”?

PI = stadiu al unui standard la compartiment; „parțial conform” = treaptă a sistemului la entitate (13–15 standarde implementate).

Până când se transmite Raportul SCIM la SGG (ordonatori principali)?

Până la 20 februarie pentru anul precedent (OSGG 600/2018 art. 8–9); Raportul însuși e pe starea la 31 decembrie.

Cât timp păstrez documentele de autoevaluare?

Cel puțin 5 ani (Instrucțiuni).

Cum vă poate ajuta Perform Center

Perform Center organizează formare și consultanță pe controlul intern managerial pentru entități publice: completarea asistată a chestionarului de autoevaluare, sintetizarea rezultatelor, traseul documentelor de raportare și întocmirea Raportului anual obligatoriu.

Surse oficiale