SCIM, ISO 9001 și CAF: unde se suprapun într-o instituție publică
Text informativ, pe baza Ordinului SGG nr. 600/2018 privind Codul controlului intern managerial al entităților publice, forma de pe Portal Legislativ. ISO 9001 și CAF sunt menționate doar ca denumiri; textul nu reproduce conținutul standardelor. Nu înlocuiește actele normative și nici consultanța de specialitate.
Unele instituții rulează în paralel SCIM (obligatoriu), un sistem certificat ISO 9001 și autoevaluări CAF (Cadrul comun de autoevaluare pentru organizațiile din sectorul public). Niciun act normativ nu impune ISO 9001 sau CAF ca parte a SCIM. Codul controlului intern managerial permite însă entităților cu un sistem de management al calității să răspundă cerințelor SCIM prin principiile acelui sistem, dacă le aplică unitar în toată instituția. Același text exclude abordarea unei cerințe de management prin mai multe sisteme, cu riscul dublării documentelor (OSGG 600/2018, anexa, cap. II pct. 11). Zonele comune rămân obiectivele, riscurile, procedurile și înregistrările.
Ce cere SCIM, concret
Dintre cele 16 standarde din OSGG 600/2018, pentru aliniere contează în special Standardul 8 (riscuri), Standardul 9 (proceduri documentate, cu separarea inițierii, verificării, avizării și aprobării), Standardul 13 (documente) și Standardul 15 (autoevaluarea anuală și raportul asupra SCIM, întocmit la 31 decembrie, art. 9). Conducătorul răspunde de proiectarea, implementarea și dezvoltarea continuă a SCIM. Dacă încredințează aceste activități unor terți, ordinul consideră că nu își îndeplinește propriile atribuții cu bune rezultate (art. 10).
Unde apare suprapunerea
ISO 9001 și CAF acoperă adesea aceleași procese ca SCIM: obiective, documente, neconformități, evaluare internă. Proceduri și registre separate pe fiecare cadru produc duplicate și răspunsuri divergente la autoevaluare sau la audit.
Alinierea pornește de la inventarul proceselor majore, mapează cerințele comune pe aceleași proceduri și păstrează un singur registru de riscuri și un singur set de dovezi pentru Standardul 15. Diferențele de certificare sau criteriile CAF rămân anexe, nu sisteme paralele.
În instituția dvs.: există un inventar unic al procedurilor sau câte unul pe fiecare cadru? Cine decide ce document e „de sistem” și ce e doar pentru certificare? Autoevaluarea SCIM și eventuala autoevaluare CAF folosesc aceleași probe?
Răspunsuri scurte
SCIM obligă la ISO 9001 sau la CAF?
Nu. OSGG 600/2018 nu cere ISO 9001 sau CAF, dar permite ca cerințele SCIM să fie acoperite prin principiile unui sistem de management al calității aplicat unitar și exclude dublarea documentelor pe mai multe sisteme (anexa, cap. II pct. 11).
Ce standarde SCIM se pretează cel mai bine la aliniere?
În special Standardele 8 (riscuri), 9 (proceduri), 13 (documente) și 15 (evaluare), pe lângă cele privind obiectivele și monitorizarea.
Cine răspunde de aliniere?
Conducătorul entității, care răspunde de proiectarea, implementarea și dezvoltarea SCIM (art. 10 din OSGG 600/2018), prin Comisia de monitorizare și secretariatul tehnic.
Vreți un singur set de proceduri?
La cursul despre controlul intern managerial lucrăm pe maparea cerințelor comune. Prin consultanța SCIM și consultanța în managementul calității (ISO 9001), vă ajutăm să reduceți documentele duplicate.
Telefon: 021.315.33.68 · 0728.317.130 · 0728.317.132 (luni–vineri, 09:00–17:00)
E-mail: office@performcenter.ro